Контрольные (надзорные) мероприятия

Как контролировать производительность и поведение сотрудников?

Личный контроль давно уступил место электронным системам – вопрос лишь в том, какое конкретно решение выбрать.

DLP-системы

DLP – это аббревиатура от Data Leak Prevention. В первую очередь, подобные решения направлены на то, чтобы защитить организацию от утечки конфиденциальных данных: они просеивают весь трафик, анализируют исходящие сведения и блокируют «опасные» коммуникации. 

Как правило, DLP не помогают следить за поведением сотрудников – здесь скорее речь об информационной безопасности. Кроме того, такие системы достаточно сложны и масштабны, поэтому они обычно используются только очень крупными компаниями.

SIEM-системы

Ещё один вид ПО, который, в первую очередь, рассчитан на защиту данных компании. Обычно SIEM – Security Information and Event Management – применяются в комплексе с DLP: если последние создают вокруг ресурсов компании «цифровой периметр», SIEM собирают и анализируют сведения со всех сетевых устройств и компонентов системы безопасности. В итоге вы получаете максимально подробные логи и точно знаете, кто, что и когда делал, хотя отследить продуктивность такая система не может, хотя, это и не ее задача.

Программы для блокировки сайтов

Как сделать так, чтобы сотрудники не сидели в соцсетях в рабочее время? Правильно – установить ограничения нецелевого доступа к веб-контенту, то есть, ограничить доступ к соцсетям и прочим сайтам развлекательной направленности. Такие сервисы, как Kerio Control, подобно Великой китайской стене отгородят ваших сотрудников от тлетворного влияния развлекательных ресурсов, а также запретят нежелательные операции с файлами и расширениями. 

Казалось бы, это самое простое решение проблемы. Но, к сожалению, у подобной политики есть и масса минусов. Если сотруднику нужно срочно ответить на сообщение в фейсбуке по рабочему вопросу или посмотреть видеоинструкцию по настройке программы в ютубе, то оперативно сделать этого он не сможет, как не сможет отвлечься и почитать новости, что иногда бывает полезно для продуктивности.

К тому же, для пользователя, знающего, что такое VPN, Tor, анонимайзеры и Opera Turbo, не составит труда обойти подобного зверя.

Системы учёта рабочего времени

А вот это уже программы, которые обеспечивают удаленный мониторинг сотрудников рабочих местах. Система учета рабочего времени Kickidler относится именно к этой категории. Такие комплексы помогают отслеживать все важные факторы: время прихода и ухода, активность за компьютером, производительность работника и т. д. С учётом того, что контролируется вся деятельность за ПК, система учёта рабочего времени автоматически даёт определённую защиту от противоправных действий: все они будут зарегистрированы и, если будет нужно, окажутся как на ладони.

Благодаря своей универсальности, системы учёта рабочего времени подходят компаниям любого размера. Они легко масштабируются и настраиваются под конкретно ваши задачи.

Time-Tracker’ы

Самые простые программы для контроля над рабочим временем сотрудников: просто помогают учитывать, сколько времени ушло на ту или иную задачу, иногда содержат инструменты, позволяющую начислять работникам зарплату за отработанные часы. Обычно подобным ПО пользуются при взаимодействии с фрилансерами, либо для самоконтроля. Почти все системы учёта рабочего времени могут выступать в том числе и в роли тайм-трекера.

7 принципов грамотного контроля над сотрудниками

Опираясь на знания о том, как делать не нужно, мы можем сформулировать основные принципы эффективного контроля над персоналом.

Прозрачность

Каждый ваш сотрудник должен знать следующие вещи:

  • Сам факт осуществления контроля;
  • Инструменты, используемые для решения этой задачи;
  • Ключевые показатели (контрольные точки) для оценки его работы;
  • Последствия, возникающие по итогам контроля (премии/взыскания).

То есть вам нужен чёткий регламент – положение о контроле за деятельностью работников, в котором будут прописаны все значимые моменты

Уделите разработке этого документа максимальное внимание: вы должны добиться того, чтобы каждому сотруднику были полностью понятны условия его труда

Предсказуемость

Здесь всё просто: следуйте регламенту. Выстроив систему контроля над персоналом, придерживайтесь её – это поможет создать у людей ощущение стабильности и безопасности, что необходимо для эффективного труда. Ничего так не раздражает, как начальник-самодур: именно поэтому вы прописываете правила игры и сами следуете им. 

Это не значит, что регламент нельзя время от времени дополнять или менять, просто старайтесь делать это не слишком часто. Больше внимания планированию.

Объективность

Правила едины для всех, так или иначе. Вы должны сохранять беспристрастность, только так можно добиться настоящего уважения от своих подчинённых. Рекомендуем помнить о том, что человек всегда субъективен, и использовать независимые средства контроля – например, модули автоматического сбора данных о работе подчинённых за компьютерами и аналитики полученной информации. Чем большую часть контроля автоматизируете, тем лучше вся система будет работать.

Незаметность

Хороший контроль как воздух: он есть везде, но его никто не замечает. Вы должны быть в курсе каждого шага своих подчинённых, но любые вмешательства в рабочие процессы руководитель совершает либо по заранее утверждённому плану (на еженедельных летучках, например), либо в совсем экстренной ситуации. 

Результативность

Сами по себе данные о подчинённых ничего вам не дают, с ними нужно работать: выявлять проблемные зоны и продумывать действия по их устранению. Обнаруживать перспективных специалистов и помогать им раскрыть свой потенциал. И так далее. Не ограничивайтесь простым «здесь покараем, здесь премируем», смотрите шире – так вы получите от наблюдения за персоналом максимальную отдачу.

Постоянство

Начали контролировать своих сотрудников однажды – контролируйте их всегда. Стоит ослабить наблюдения, и вся отлаженная система быстро выйдет из строя. Именно поэтому, кстати, так важен следующий пункт нашего списка.

Эффективность

Контроль над сотрудниками – одна из основных задач любого руководителя, но далеко не единственная. Вам нужно организовать саму систему наблюдения таким образом, чтобы при минимальной трате своего времени и сил вы получали максимальный результат. И это приводит нас к необходимости автоматизировать процессы контроля и управления. 

Классификация проверок

Контроль и ревизия могут быть:

  1. Плановыми. Они предполагают проверку деятельности организаций, находящихся в подчинении соответствующего органа госуправления либо входящих в его состав.
  2. Внеплановыми. Контроль и ревизия могут выполняться по поручению правоохранительных служб и их руководителей в рамках возбужденных уголовных дел, судебных инстанций по материалам, находящимся в их производстве.
  3. Камеральными.

Кроме этого контрольно-ревизионное управление проводит мероприятия по наблюдению, оценке, анализу, выявлению причинно-следственных связей, прогнозированию обстоятельств, которые могут оказать влияние на результаты работы подчиненных структур. Данная деятельность именуется мониторингом.

Виды ведомственного контроля

Ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства () осуществляется федеральной инспекцией труда. Предметом проверки при этом являются условия трудовых договоров, оплата труда, соблюдение времени работы и отдыха, правил охраны труда, уровень рабочей дисциплины и т.д. Для оценки вышеназванных параметров проверяющим понадобятся все локальные нормативные акты организации, в которых оговариваются нормы труда.

Ведомственный контроль за ОРД (оперативно-розыскной деятелньостью) осуществляется вышестоящими инстанциями органов внутренних дел с целью улучшения качества работы правоохранительных органов.

Ведомственный финансовый контроль осуществляется вышестоящими государственными структурами в отношении нижестоящих. Целью таких проверок является мониторинг финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также выявление нарушений, связанных с незаконным использованием средств.

Преимущества новой системы правового регулирования

Несмотря на то что новая нормативная правовая база еще не обросла необходимой правовой надстройкой, уже наметились главные преимущества обновленной системы правового регулирования организации и проведения государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Они проявляются в:

  • применении риск-ориентированного подхода, при котором выбор формы, продолжительности, периодичности проведения мероприятий по контролю и профилактике нарушения обязательных требований зависит от отнесения деятельности юрлица и ИП к определенной категории риска;
  • вариативности выбора мероприятий по контролю среди широкого перечня таких мероприятий, включающего, помимо традиционной проверки, инспекционные визиты, контрольную закупку, дистанционный мониторинг;
  • ориентации на профилактику, а не на наказание (при осуществлении госконтроля (надзора), муниципального контроля проведение профилактических мероприятий, направленных на снижение риска причинения вреда (ущерба), будет приоритетным по отношению к проведению контрольных (надзорных) мероприятий);
  • внедрении новой системы оценки результативности и эффективности деятельности контрольно-надзорных органов, главным критерием которой станет снижение ущерба охраняемым законом ценностям, а не количество проведенных проверок и назначенных штрафов;
  • широком использовании IT-технологий, включая формирование электронных реестров видов контроля, контрольных (надзорных) мероприятий, заключений о подтверждении соблюдения обязательных требований, внедрение информационных систем досудебного обжалования и контрольных (надзорных) органов;
  • исключении избыточных административных издержек и снижении административного давления на бизнес, связанного с реализацией контрольно-надзорных функций государства (например, за счет отмены дублирующих требований, возможности применения менее обременительных для бизнеса контрольных мероприятий и т. п.);
  • направленности регулирования на повышение эффективности обеспечения защиты прав и законных интересов граждан.

Государственный надзор и контроль за охраной труда

Особенности государственного надзора и контроля за охраной труда описаны в соответствии с Главой 10 Трудового Кодекса РФ. Этот контроль реализуют федеральные и местные органы власти, каждому из которых выделена своя сфера деятельности.

• Ростехнадзор. С 2004 г. в эту службу объединены Госгортехнадзор, Госэнергонадзор и Госатомнадзор. Это – служба федерального значения, подразделения которой работают во всех субъектах РФ.

• Госгортехнадзор. Объекты контроля – промышленные и горные предприятия, оборудование, работы и промышленные производства повышенной опасности. В дополнение к контролирующим функциям эта организация занимается лицензированием.

• Госатомнадзор. Объекты госрегулирования и контроля – организации, связанные с производством, хранением и применением: — радиоактивных веществ; — атомной энергии; — ядерных материалов.

Полномочия Госатомнадзора распространяются на военные и гражданские организации. Эта служба занимается также лицензированием деятельности, связанной с ее компетенцией.

• Госэнергонадзор. Объекты контроля – теплоиспользующие и электроустановки, поэтому для проведения мероприятий по государственному надзору за охраной труда проверяющие из этой службы могут попасть практически на любое предприятие страны.

• Рострудинспекция. Входит в Министерство труда и соцразвития. Объекты контроля: соблюдение всех правил, норм, порядков, нормативов, которые регулируют безопасность условий труда, возмещение ущерба здоровью, полноту применения соцстрахования, правильность составления коллективных договоров и др.

• Госсанэпиднадзор. Следит за тем, чтобы предприятия всех форм собственности соблюдали: — гигиенические нормы; — санитарно-гигиенические и противоэпидемиологические правила.

• Государственная противопожарная служба. С 2002 г. относится к МЧС, однако продолжает выполнять функции органа надзора и контроля за охраной труда в России в части пожарной безопасности. Эта организация – основной вид пожарной охраны в стране.

• Госэкспертиза условий труда (УТ). Объекты контроля – УТ, ОТ в организациях всех форм собственности, качество аттестации и сертификации рабочих мест, распределение предприятий по степеням профриска. На госуровне этими вопросами занимается Минтруд, на региональных – исполнительные субъектовые власти.

• Госстандарт. Контролируют внедрение ССБТ и соблюдение организациями требований всех касающихся их деятельности стандартов. Работы ведутся в таких подразделениях: — лаборатории госнадзора; — центры стандартизации и метрологии.

• Госавтоинспекция. Оценивает пригодность к эксплуатации на дорогах автомобилей, принадлежащих юридическим и частным лицам, в том числе отремонтированных или новых.

Государственный надзор и контроль за охраной труда может быть внутриведомственным и межведомственным. Внутриведомственными полномочиями наделены все надзорные органы. Они могут проверять состояние охраны труда в организациях и ведомствах, которые находятся в их подчинении. Полномочия ряда органов надзора и контроля за охраной труда в России существенно шире – в пределах своих компетенций они могут проверять любые предприятия страны (например, специалисты Госэнергонадзора проверяют электрохозяйства заводов, магазинов, школ, салонов красоты).

Органы государственного надзора и контроля за охраной труда могут выполнять проверки самостоятельно либо совместно с общественными организациями: профсоюзными объединениями, фондами, представителями СМИ и др.

Предложения и замечания по новой системе принципов

Нельзя не учесть, что в процессе работы над новым законом о госконтроле к тексту документа поступило множество предложений и замечаний. Отдельные из них касались принципов госконтроля (надзора). Так, на стадии рассмотрения законопроекта в Госдуме некоторые идеи в отношении системы принципов содержались в заключениях комитетов нижней палаты парламента

В частности, Комитет по экономической политике, промышленности, инновационному развитию и предпринимательству обратил внимание на то, что имеет декларативный характер, неоднозначную трактовку и субъективное суждение, а в излагаемых принципах не содержится приоритет риск-ориентированного подхода при осуществлении госконтроля (надзора), муниципального контроля

В свою очередь, Комитет по природным ресурсам, собственности и земельным отношениям отметил, что закрепленные документом в качестве принципов госконтроля (надзора), муниципального контроля положения носят декларативный характер и не содержат механизмов контроля за их соблюдением. Также он предлагал в целях имплементации указанных принципов в практическую деятельность контрольно-надзорных органов включить в положение, устанавливающее запрет на совершение контрольно-надзорными органами и их должностными лицами действий и вынесение решений, не соответствующих установленным законом принципам. Аналогичного мнения придерживались представители Комитета по федеративному устройству и вопросам местного самоуправления. «В целом полагаем, что глава 2 нуждается в глубокой переработке, поскольку ее положения носят чрезмерно декларативный и расплывчатый характер, допускают неоднозначное толкование, а предлагаемая система принципов и их описания вызывает огромное количество вопросов и не в полной мере соответствует как действующему законодательству, так и сложившимся в российской праве подходам к определению принципов права», – отмечалось в заключении комитета.

К числу недостатков правового регулирования также было отнесено отсутствие принципов: недопустимости взимания органами госконтроля (надзора), органами муниципального контроля с юрлиц, ИП платы за проведение мероприятий по контролю, что может породить злоупотребления со стороны должностных лиц контрольных органов; исключения избыточных и дублирующихся контрольных мероприятий как необходимого барьера для предотвращения излишнего давления на бизнес.

Вместе с тем, высказывались и предложения о дополнении системы принципов госконтроля (надзора), муниципального контроля следующими принципами: открытость и доступность нормативных (ненормативных) документов для контролируемых лиц; ответственность госорганов, муниципальных органов, их должностных лиц за нарушение законодательства при проведении госконтроля (надзора), муниципального контроля; преимущественно уведомительный порядок начала осуществления отдельных видов контрольно-надзорных мероприятий; презумпция добросовестности юрлиц.

В списке потенциально возможных для закрепления в законе принципов упоминались и принципы: недопустимости возбуждения и рассмотрения контролирующими органами дел об административных правонарушениях в отношении неподнадзорных им лиц; стратегической направленности; ответственности органов госконтроля (надзора) за недостижение показателей общественно значимых результатов, ненадлежащее исполнение своих полномочий, необоснованное воспрепятствование законной экономической деятельности граждан и организаций; межведомственной ответственности; независимости; компетентности; превентивной направленности.

По мнению представителей бизнес-сообщества, многие из указанных принципов, которые не вошли в Закон № 248-ФЗ, представляются наиболее важными с точки зрения устранения недостатков действующего правового регулирования госконтроля (надзора) в части эффективного достижения целей профилактики нарушений обязательных требований, а также устранения неоправданного акцента на проведении проверок.

Были претензии и к содержательной части норм о принципах госконтроля. Например, по , в которой описывается принцип законности и обоснованности, отмечалось, что законность и обоснованность – различные правовые принципы, и они не могут быть объединены в рамках одной статьи. Кроме того, законными должны быть не только действия и решения, но и бездействие должностного лица контрольно-надзорного органа. Указывалось также на неясность и неоднозначность понимания отдельных терминов, на наличие оценочных категорий и т. п.

Отметим, не все замечания и предложения были учтены при доработке текста законопроекта.

Организация контролирующих органов

Для того, чтобы понять, как проверить управляющую компанию, нужно понимать какие права вообще имеют жильцы и какие органы государственной власти должны это выполнять. Всего существует три уровня организации, проверяющей управляющие компании власти: местный, региональный, а также федеральный, все они имеют свои особенности и нужны с определенной целью.

Федеральный уровень

Далеко не главный уровень, среди тех, кто контролирует работу управляющих компаний. Этот способ не является основным, при этом они лишь издают некоторые указания, предписания о том, как вести жилищное хозяйство, вводят лишь некоторые принципы и особенности и состоит этот уровень из нескольких государственных частей:

  • ФАС России (федеральной антимонопольной службы России) – часть, которая контролирует тарифы в сферах водо- и теплоснабжения и определяет максимально возможную стоимость оплат, от которых должны отталкиваться ЖКХ.
  • Министерства строительства России – которое определяет чертежи и схемы отопления, а также водоснабжения домов.
  • Министерства энергетики России – которое определяет качество предоставляемых ЖКХ услуг. Описывает их законы, правила, разрешения и вообще всю концепцию управляющих компаний, а также выполняет проверку учета экономической части (Оплаты тепла и воды).

Региональный уровень

Тот самый уровень, который выполняет сам по себе контроль над управляющими компаниями. Проверяет то, как выполняются предписания свыше, законы и методические указания. Управляющие компании в таком случае подчиняются специальному органу – государственному жилищному надзору, который выполняет всевозможные проверки по следующим параметрам:

  • Насколько правильно ведется содержание и уход за жилищными помещениями.
  • Тарифы и размеры оплаты за различные услуги, предоставляемые управляющей компанией.
  • Проведение перепланировок зданий по определенными нормами.
  • Перевод из статуса жилых в статус нежилых и наоборот различных помещений.
  • Формирования фондов по ремонту жилья.

В случаях выявления нарушения орган может пресекать и устранять их за счет управляющей компании, допустившей их. Также стоит отметить, что, руководствуясь нормами СанПиН, эта часть также следит и за безопасностью, и качественными свойствами предоставляемых услуг: качества воды, ее состава, как химического, биологического, так и радиологического. К тому же проверяется уровень шума, влажности и качества вентиляции.

Муниципальный уровень

Чаще всего — это организация при городской организации, которая выполняет проверку управляющих компаний. На эти органы также возлагаются обязанности, которые должны осуществлять на региональном уровне. Все эти проверки по плану должны производиться раз в год. В случаях, если возникают жалобы от жильцов, то производятся и внеплановые проверки. По результатам обязательно должен быть составлен акт с заключением о проверке управляющей компании. Чаще всего такая проверка управляющей компании является действенной.

Чем мы можем Вам помочь

«Б&О Барристерс» при осуществлении юридической поддержки по вопросам проверок и иных взаимоотношений с надзорными органами оказывает такие услуги:

  • документарный аудит в сфере деятельности, подлежащей проверке надзорного органа;
  • комплексный медикоправовой аудит (включающий как документальные, так и практические аспекты) с выездом нашего сотрудника в организацию;
  • проведение анализа возможных рисков при взаимодействии с надзорными органами и составление плана превентивных мероприятий (юридически мотивированных рекомендаций) по минимизации таких рисков;
  • юридическое сопровождение во время проведения проверки (консультации в режиме реального времени; контроль за соблюдением проверяющими административных регламентов и иных законодательных актов, регулирующих проверку; оперативный выезд юриста «Б&О Барристерс» на место проведения проверки и т.д.);
  • юридическая экспертиза документов, составленных надзорным органом (акты проверок, протоколы, постановления, предписания, рекомендации, письма) с составлением предложений по их возможному обжалованию;
  • досудебное обжалование результатов проверок, проведённых надзорными органами (составление возражений на акт проверки, обжалование действий либо бездействия проверяющего лица, обжалование компетенции надзорного органа, ведение досудебной переписки с надзорным органом и т.д.);
  • досудебное обжалование постановлений и решений об административных нарушениях;
  • судебное обжалование результатов проверок, проведённых надзорными органами (включая обжалование санкций, наложенных надзорными органами);
  • составление юридических консультаций и аналитических заключений по вопросам взаимодействия с надзорными органами, в том числе по вопросам, касающихся проверок;
  • проведения тренингов и лекций по основам законодательства в сфере государственного и муниципального надзора;
  • проведение тренингов и лекций, обучающих руководство и/или сотрудников организации юридически правильному поведению при взаимоотношении с представителями надзорных органов.